TERMS & CONDITIONS

MAWAR SHARON CHRISTIAN SCHOOL (INTERNAL) DAN GEREJA MAWAR SHARON (EXTERNAL) :

1. Pemesanan Ruangan & Kendaraan paling lambat 1 hari efektif sebelum hari H pada hari:
   1. Senin - Jumat pk 07.00 – 14.00 WIB
   2. Sabtu pk 08.00 – 10.00 WIB
   CONTOH : Pemesanan ruangan hari Senin paling lambat dilakukan di hari Sabtu pk 10.00 WIB. (*) Peminjaman ruangan di luar jam yang sudah ditentukan dapat langsung melihat point B1.
2. Persiapan ruangan dan fasilitas akan dilakukan 1 hari efektif sebelum hari H , yakni :
   1. Senin - Jumat pk 14.00 – 16.00 WIB
   2. Sabtu pk 10.00 – 12.00 WIB
3. Kebijakan Peminjaman Kendaraan Online
   1. Peminjaman kendaraan hanya bagi kebutuhan dan kepentingan MSCS, bukan kepentingan pribadi atau perorangan.
   2. Peminjaman kendaraan dilayani dengan memilih menu FLEET dan mengisi sesuai dengan jam yang dibutuhkan dengan melakukan pengisian untuk durasi waktu adalah jarak tempuh pergi, standby di lokasi (jika di butuhkan) dan pulang dari titik awal adalah MSCS cempaka.
   3. Jika terjadi situasi dimana ada dua atau lebih departemen membutuhkan kendaraan di waktu yang sama maka admin departemen atau pihak yang membutuhkan kendaraan dapat melakukan musyawarah dan mencapai mufakat untuk rute yang didahulukan serta menginformasikan ke PIC BFC untuk dikoordinasikan kepada driver.
   4. BFC mempunyai hak penuh untuk membatalkan peminjaman kendaraan jika terjadi situasi URGENT dan terjadi kendala pada kendaraan serta driver.
4. Peminjaman ruangan dan fasilitas via BOOKING ONLINE tidak dapat dilakukan di hari Minggu dan hari libur MSCS (disesuaikan dengan libur kalender akademik).
5. Ketentuan pembatalan pemesanan ruangan, kendaraan dan pembatalan special job order, adalah sebagai berikut :
   1. Dapat langsung menghapus pesanan serta menginformasikan ke PIC BFC selambat - lambatnya 1 hari efektif sebelum acara, yakni di hari Senin – Jumat pk 07.00 – 14.00 WIB dan di hari Sabtu pk 08.00 – 10.00 WIB;
   2. Pembatalan di luar waktu yang sudah ditentukan (point 4a) dan atau tanpa konfirmasi ke pada pihak PIC BFC akan dikenakan DENDA secara otomatis sebesar Rp. 30.000,-/peminjaman ruangan atau kendaraan;
   3. Pembatalan Kendaraan tanpa konfirmasi pada saat hari H diluar jam kerja untuk rute dekat akan dikenakan biaya penggantian uang lembur.
   4. Pembatalan Kendaraan tanpa konfirmasi pada saat hari H diluar jam kerja untuk rute jauh (misal ke airport,perak, dll) akan dikenakan biaya penggantian uang lembur dan biaya penggantian BBM sesuai jarak km yang ditempuh.
   5. Kondisi dan solusi apabila denda tidak dilunasi sebanyak 3 kali atau lebih dari masing – masing departemen, maka :
      1. Secara sistem dari BOOKING ONLINE akan otomatis terkunci;
      2. Ketentuan membuka kunci BOOKING ONLINE adalah sebagai berikut :
         1. Admin dari masing – masing departemen segera melunasi (BFC/Finance tidak mempunyai kewajiban untuk menagih atau mengingatkan bila ada denda yang belum dilunaskan);
         2. Pelunasan dapat diberikan langsung ke finance MSCS secara tunai dan bukti pelunasan dapat di emailkan ke PIC BFC (Dengan mengisi SUBJECT EMAIL : BUKTI TRANSFER TUNGGAKAN DENDA – NAMA PERSONIL YANG MEMBATALKAN – DEPARTEMEN - NOMER FORM YANG DIBATALKAN);
         3. Tunggakan berjumlah kurang dari 3 kali dari masing – masing departemen, maka kunci akan dibukakan.
6. Job Order / Special Job Order dapat dipesan melalui BOOKING ONLINE dan hanya berupa tenaga bantuan. Untuk semua bahan dan peralatan yang diperlukan harap disediakan oleh masing – masing user.
7. Peminjaman ruang GYM dan REHEARSAL tidak diperbolehkan menggunakan kursi karena lantainya PARQUET, dan peminjaman lapangan futsal dan basket selain kegiatan olahraga, tidak diperbolehkan menggunakan alat – alat yang dapat menimbulkan goresan di lantai, pemakaian oli, tinta dan bahan – bahan yang bisa mengakibatkan kerusakan pada lantai karena lantai berbahan CONSOL EPOXY FLOORING;
8. Setiap peminjaman ruangan bertanggung jawab atas kebersihan ruangan termasuk bertanggung jawab atas fasilitas yang ada seperti mematikan AC, lampu, dan elektronik devices lainnya demi penghematan energi.
9. Ketentuan barang - barang / properti pribadi pihak peminjam ruangan :
   1. Setiap peminjam bertanggung jawab atas barang – barang / properti pribadi yang dibawa ke ruangan yang dipinjam. MSCS tidak bertanggung jawab atasnya dan tidak melayani penitipan barang, kecuali kasus khusus dengan konfirmasi (setiap terjadi kehilangan tanggung jawab masing – masing pihak);
   2. Pengangkutan barang – barang / properti milik peminjam adalah menjadi tanggung jawab pihak peminjam, kecuali kasus khusus dengan konfirmasi dapat dibantu oleh janitor MSCS.
10. Aturan tentang Lift yang harus dilaksanakan adalah sebagai berikut :
    1. Hari dan jam operasional lift
       Hari Senin – Jumat : jam 06.30 WIB – 17.30 WIB (khusus pagi hari setiap jam 07.00-08.00 hanya dengan rute lantai 2 dan lantai 5 saja)
       Hari Sabtu dan Minggu tidak beroperasi;
    2. Lift hanya dioperasikan oleh operator atau asisten pengganti yang ditunjuk oleh Building Facility Manager/Room Management Services Coordinator;
    3. Lift diprioritaskan untuk orang-orang yang cacat, wanita hamil, orang-orang tua (kakek-nenek) dan anak-anak di bawah 5 tahun (dengan pantauan orang tua atau gurunya);
    4. Lift dipergunakan untuk naik dan turun lebih dari 1 lantai. Kebutuhan naik dan turun 1 lantai (misal lantai 2 ke lantai 3) dihimbau utnuk menggunakan tangga;
    5. Lift tidak boleh dipergunakan untuk mengangkut barang-barang berat kecuali dengan konfirmasi dan persetujuan Buidling Facility Manager dengan melampirkan form Ijin Naik/Turun Barang;
    6. Untuk operasional sekolah, anak Junior High dan tamu tidak diperbolehkan naik dan turun dari dan lantai 1 demi kelancaran operasional preschool, kecuali dengan seijin Principal atau Vice principal atau Head of Department terkait.

KETENTUAN KHUSUS MAWAR SHARON CHRISTIAN SCHOOL (INTERNAL) :

1. Ketentuan pemesanan ruangan dan special job order yang bersifat mendadak atau di luar waktu yang sudah ditetapkan di point A1, adalah sebagai berikut :
   1. Ruangan yang bisa dipinjamkan adalah : MEETING ROOM, MULTIFUNCTION;
   2. Pastikan ruangan belum dipesan dan dapat melihat di MSCS ROOM BOOKING;
   3. Peminjaman ruangan tidak mendapat fasilitas tambahan (List FASILITAS TETAP, tertempel dan dapat dilihat di setiap masing – masing pintu);
   4. Pesanan bersifat mendadak atau diluar waktu yang sudah ditetapkan di point A1 tidak dapat dibooking secara online dan WAJIB mengisi Form Manual serta mengumpulkan langsung di BFC OFFICE dengan disertakan tanda tangan dari HOD masing – masing departemen dan BFM;
   5. Pemesanan yang bersifat mendadak tidak selalu mendapatkan approval dari pihak BFM dikarenakan beberapa kondisi yang terjadi saat hari-H baik faktor secara internal (dalam MSCS) maupun eksternal (luar MSCS).
2. Seluruh fasilitas kursi, meja dan lain - lain tidak diperbolehkan untuk dipindahkan dari area semula tanpa persetujuan BFM.
3. Beberapa pemesanan ruang dan fasilitas yang perlu diperhatikan karena memiliki beberapa syarat KHUSUS sebagai berikut :
   1. Peminjaman ruang KELAS dapat menghubungi Departemen masing – masing;
   2. Peminjaman ruang LABORATORIUM (SCIENCE, CHEMISTRY, DAN BIOLOGY), LIFESKILL, DAN BIBLE ROOM dapat menghubungi Departemen Junior High;
   3. Peminjaman ruang PLAYROOM DAN BACKYARD  dapat menghubungi Departemen Preschool;
   4. Peminjaman komputer / PC Multimedia serta LCD Proyektor di ruang Auditorium hanya dapat dipesan melalui HELP DESK ICT (Lighting dan Sound tetap melalui BOOKING ONLINE);
   5. Pemakaian lapangan futsal dan basket pada hari Senin – Jumat diatas pk 18.00 WIB, hari Sabtu diatas pk 13.00 WIB, dan hari Minggu dapat menghubungi GA Gereja Mawar Sharon.
4. Segala peminjaman yang berhubungan dengan pihak luar MSCS, setelah melakukan pemesanan lewat MSCS ROOM BOOKING, maka pihak user WAJIB menghubungi pihak luar MSCS untuk melakukan peminjaman fasilitas yang dibutuhkan sesuai prosedur yang berlaku pada pihak luar tersebut. BFC tidak melayani peminjaman fasilitas yang terkait dengan pihak luar. CONTOH : Lahan parkir GMS untuk acara Diknas, menghubungi pihak GA Gereja Mawar Sharon; Cambridge yang membutuhan peminjaman ruang di Gereja Mawar Sharon; Go Green yang membutuhakan mobil box di Gereja Mawar Sharon, Retreat yang membutuhkan lahan parkir di Gereja Mawar Sharon.
5. Kapasitas jumlah orang di masing – masing ruangan :
   1. Auditorium : maksimal 675 orang dengan menggunakan kursi permanen;
   2. Koridor Lt 2 : maksimal 35 orang dengan menggunakan kursi kuliah, atau 70 orang dengan menggunakan evamats;
   3. Multifunction Lt 3 : 20 – 35 orang dengan menggunakan kursi, atau 12 – 15 orang untuk dance, atau 40 orang dengan menggunakan evamats;
   4. Meeting Room 2 Lt 5 : 25 – 35 orang dengan menggunakan kursi meeting.

KETENTUAN KHUSUS GEREJA MAWAR SHARON (EXTERNAL) :

1. Peminjaman ruangan untuk Connect Group (CG) mingguan tidak disarankan di MSCS, kecuali poksar. Peminjaman ruangan untuk kepentingan pribadi tidak dapat dilayani.
2. Ketentuan maksimal minimal jumlah orang yang wajib dipenuhi dari masing – masing ruangan yang diperbolehkan untuk dipinjam adalah sebagai berikut :
   1. Auditorium : maksimal 675 kursi permanen dan minimal peminjaman ruangan = 250 orang;
   2. Multifunction Lt 3 : 20 – 35 orang menggunakan kursi kuliah, atau 12 – 15 orang untuk dance, atau 40 orang menggunakan evamats;
   3. Koridor Lt 2 : 35 orang menggunakan kursi kuliah, atau 70 orang menggunakan evamats.
   Ketentuan batas waktu yang ditetapkan untuk 3 ruang diatas adalah sebagai berikut: hari Senin – Jumat pk 17.30 – 21.30 WIB dan Sabtu pk 13.30 - 21.30 WIB.
3. Kekurangan penyediaan fasilitas karena kesalahan penyiapan ruangan pada saat acara dapat menghubungi Security yang bertugas, dan penambahan fasilitas pada saat acara berlangsung tidak akan dilayani.
4. Peminjaman fasilitas khusus yang ada di Auditorium seperti Multimedia, Sound, Lighting, wajib mengirimkan form permintaan pelayanan multimedia, sound, lighting yang telah ditandatangani oleh pihak GMS melalui email. Form tersebut mohon dikirimkan selambat – lambatnya H-3 sebelum acara berlangsung ke PIC BFC.
5. Semua barang – barang pribadi yang akan di bawa keluar masuk di area MSCS harap mengisi EXIT FORM terlebih dahulu (H-1 sebelum barang – barang tersebut di bawa keluar masuk) agar tidak terjadi penahanan barang – barang bawaan anda oleh pihak Security MSCS.